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Jeudi 22 février 2018

Poste : ASSISTANT(e) ADMINISTRATIF(ve)

DATE DE CLOTURE : 14 Février 2013

CATEGORIE : ICS 5 (GS5)

NUMERO DU POSTE : 62827

LIEU D’AFFECTATION : Bamako, Mali

DUREE DU POSTE : Une année FTA (avec possibilité de renouvellement)

Sous la Responsabilité du Représentant de l’UNFPA et la supervision directe du Chargé des Opérations International, et en collaboration avec l’Associé Administratif, l’Assistant Administratif fournit une assistance dans la gestion opérationnelle du bureau-pays.

L’Assistant Administratif appuie l’Associé Administratif dans la fourniture des services de qualité en adoptant une approche orientée vers les clients et axée sur les résultats par la maîtrise de toute la réglementation, du processus et des procédures appropriés.

L’Assistant(e) Administratif (ve) :

• Assure la gestion et le suivi des missions internationales et nationales en appliquant les directives en la matière.
• Assiste les missionnaires dans l’obtention de leur visa d’entrée au pays de destination. A cet effet, détient une base de données relatives aux informations requises pour l’obtention de visa des différents pays.
• Assiste les missionnaires dans l’obtention de leur Security Clearance.
• Apporte un appui à l’exécution d’activités visant à assurer le recrutement du personnel et de consultant et à la préparation de contrats.
• Appuie la gestion des absences/congés du personnel en s’assurant de la conformité des jours de congés accumulés par le personnel.
• S’assure de la complétude des dossiers du personnel en veillant au classement des différents documents et formulaires administratifs.
• Assure la gestion et le suivi des acquisitions des équipements, matériels et autres produits SR en collaboration avec le personnel du programme et l’Associé Administratif.
• Assure l’analyse des coûts communs et toutes les activités connexes dans le cadre des services communs avec les autres agences du système des Nations Unies.
• Apporte un appui technique pour l’exécution des tâches relatives aux transactions dans le système ‘Atlas’ (réquisitions, commandes, et autres transactions) selon le profil d’utilisateur.
• Maintient un système de classement fiable du portefeuille de dossiers qui lui est confié.
• Assure l’intérim de l’Associé Administratif en cas de besoin.
• Exécute toutes autres tâches nécessaires au bon fonctionnement du Bureau Pays telles que mandatées par le Représentant et/ou le superviseur.

Compétences corporatives et fonctionnelles
• Intégrité et engagement au mandat de l'UNFPA
• Valorisation des diversités
• Capacité à promouvoir les échanges des connaissances et de l'information ainsi que la formation continue
• Gestion des relations humaines et du travail en équipe
• Orientation vers les résultats
• Transparence et engagement pour l'excellence.

Qualifications requises
- Etre titulaire d’un BTS (Bac + 2) ou d’un diplôme équivalent dans l’un des domaines suivants : Administration des Affaires, Finances, Gestion, Sciences Economiques ;
- Avoir au moins 5 années d’expérience professionnelle pertinente à des fonctions administratives et/ou financières dans le secteur public ou privé ;
- Avoir une parfaite connaissance de la langue française et une très bonne connaissance de l’anglais ;
- Avoir une bonne connaissance des logiciels courants de bureau (Windows, les Applications Microsoft Office) ;
- Expérience dans le Système des Nations Unies et la maîtrise du logiciel Atlas sont un atout

Dépôt de candidature
Les personnes intéressées par le présent avis, sont invitées à envoyer, au plus tard le Jeudi 14 Février 2013 à 15 heures, un dossier, sous pli fermé avec la mention "Poste d’Assistant Administratif" à l’adresse « Bureau UNFPA sis ACI 2000 près de l’Immeuble SONAVIE et comportant :
• une lettre de motivation
• les copies certifiées des diplômes (ne pas joindre les originaux)
• les copies des attestations de travail (ne pas joindre les originaux)
• un curriculum vitae sur formulaire P.11 disponible au poste de garde de l’UNFPA ou sur le site web de l’UNFPA (http://www.unfpa.org/about/employment/p-11.doc).

Les candidatures féminines sont vivement encouragées

L’UNFPA offre des salaires et avantages attractifs au personnel recruté sur le plan local conformément aux normes établies par l’Organisation des Nations Unies.

UNFPA fournit un environnement de travail qui reflète les valeurs de l'égalité de genre, du travail d'équipe, du respect pour la diversité, de l'intégrité et d'une balance saine du travail et de la vie.
Nous sommes commis à maintenir notre distribution équilibrée de genre et encourageons les candidatures féminine.

Aucune pratique discriminatoire n’est tolérée notamment celle fondée sur le statut de sérologie VIH positive des candidats.

Le dépôt de candidature n’entraine aucun frais pour les candidats et nul ne saurait exiger un quelconque paiement lié à la soumission de candidature.

Seules les candidatures intéressantes seront contactées pour la suite du processus

Les dossiers de candidature jugés incomplets ou non conformes au profil recherché ne seront pas examinés.

Les candidats surqualifiés (niveau maîtrise et plus) ne seront pas considérés.